Обучающийся несет расходы по проезду к месту проведения мероприятия и обратно, расходы по проживанию и иные расходы, связанные с поездкой на мероприятие. По прибытии из поездки обучающемуся производится возмещение понесенных расходов (на основании подписанного авансового отчета) путем выдачи наличных денежных средств в кассе УрГЮУ или перечисления безналичных денежных средств на лицевой спецкарточный счет обучающегося.

Все расходы обязательно подтверждать первичными документами. Не подтвержденные расходы компенсации не подлежат!

Какие действия необходимо совершить для направления в поездку:

1. Получить от организаторов мероприятия приглашение на имя обучающегося, ответственного за поездку группы обучающихся, или на имя ректора УрГЮУ.

2. Сообщить информацию о предстоящем мероприятии в Отдел по работе со студентами и организации научных мероприятий Управления научных исследований (кабинет 114, ул. Комсомольская, 21).
Контактное лицо: Алексеева Мария Александровна, +7-343-375-06-70, доб. 3105.

3. Подписать служебную записку о командировании у научного руководителя, заведующего кафедрой и директора Института;

4. Приглашение и подписанное служебное задание (оформляется Управлением научных исследований) необходимо предоставить в Управление научных исследований для оформления соответствующего приказа;

5. По возвращении из поездки в трехдневный срок необходимо уведомить Управление научных исследований о прибытии и сдать заполненный авансовый отчет с приложением первичных документов (маршрутная квитанция авиабилета, железнодорожного транспорта, посадочный талон, чек и др.) в Управление бухгалтерского учета и финансового контроля.

Расходы, подлежащие возмещению:

1. Проезд

Документы, подтверждающие расходы на проезд:

- маршрутная квитанция авиабилета, железнодорожного транспорта (с указанием стоимости);

-   посадочный талон;

- документ об оплате билета (чек должен быть сформирован через онлайн-кассу, поэтому первым делом смотрите, есть ли на нем QR-код).

Важно!

-       Заказывайте электронные билеты на сайтах авиакомпаний.

-       Приобретайте проездные билеты за наличный расчет или с использованием только своей банковской карты.

-       Если посадочный талон был утерян, перелет необходимо подтвердить справкой из авиакомпании.

По индивидуальному разрешению ректора допускается компенсация обучающемуся стоимости перелета из Екатеринбурга в город проведения мероприятия на воздушном судне в салоне экономического класса.

В остальных случаях проезд обучающегося к месту проведения мероприятия осуществляется в плацкартном вагоне скорого поезда.

Дополнительные оплачиваемые расходы:

- оплата услуг по предварительной продаже проездных документов.

Расходы, которые не оплачиваются:

- выбор места в салоне самолета;

- страхование пассажира на транспорте;

- проезд в такси;

- проезд по населенному пункту в месте командирования;

- штрафы и дополнительные расходы, связанные с переоформлением документов в связи с опоздание на самолет, поезд, городским транспортом.

2. Проживание

Документы, подтверждающие расходы на проживание:    

- кассовый чек (чек должен быть сформирован через онлайн-кассу, поэтому первым делом   смотрите, есть ли на нем QR-код);

- счет за проживание.

Счет за проживание должен содержать следующие данные:

- фамилия и имя командируемого;

- дата проживания (период);

- классификация одноместного номера (стандарт, эконом-класс);

- сумма за проживание с указанием стоимости проживания за сутки.

Оригинал документа, подтверждающего проживание, должен иметь подпись уполномоченного лица и печать организации (при наличии последней). К счету за проживание обязательно требуйте чек. Если в счете не прописана категория номера, то следует запросить письмо-подтверждение о классификации номера, в котором Вы проживали. Расходы на проживание оплачиваются не дороже стоимости гостиничного номера эконом-класса.

Если Вы проживали вместе с другими командированными лицами, выписывайте счета за проживание и оплачивайте их только за себя.

Заграничные поездки

Решение о направлении обучающегося в заграничную поездку и виды компенсируемых расходов определяется решением Ученого Совета УрГЮУ.

Если документы, подтверждающие произведенные расходы, составлены на иностранном языке, то необходим построчный перевод документов на русский язык. Переведенные на русский язык документы предоставляются обучающимся в Управление научных исследований.